EUC Syds indkøbspolitik

Overordnet skal indkøbspolitikken sikre, at EUC Syd køber varer og tjenesteydelser på de mest fordelagtige betingelser og at der altid sikres miljøbevidsthed og overholdelse af gældende lovgivning på indkøbsområdet.

Konkurrenceudsættelse sker enten gennem IFIRS eller via skolens egne annoncerede udbud.

Indkøbsansvaret ligger som udgangspunkt hos EUC Syds budgetansvarlige. Forhandling og udarbejdelse af samhandelsaftale vil i praksis blive foretaget af skolens indkøbskoordinator. Alle ramme- og samhandelsaftaler underskrives af skolens direktør. De samhandelsaftaler, som EUC Syd indgår, er obligatoriske for alle områder på skolen.

EUC Syd skal betragtes som én stor kunde, idet vi ønsker at indgå strategiske samarbejder med vores leverandører.

Det forventes, at EUC Syd vil opnå store besparelser som følge af denne indkøbspolitik.

EUC Syds indkøbspolitik betyder også, at vores indkøbere ikke længere behøver at bruge tid på at afsøge markedet for de bedste priser, finde aktuelle tilbud og forhandle samhandelsaftaler. Det klares af vore budgetansvarlige med støtte fra vor indkøbskoordinator og det vil betyde en tidsmæssig optimering for alle indkøbere og budgetansvarlige.

Finn Karlsen, Direktør

Indkøbspolitikkens overordnede formål

Det overordnede formål med EUC Syds indkøbspolitik er at skabe rammer for, at skolen kan købe alle nødvendige varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige betingelser.

EUC Syd vil successivt overgå til e-handel hvor alle aspekter lige fra ordreafgivelse til modtagelse og behandling af fakturaer vil foregå elektronisk.

Samordning og koordinering af indkøbene sikrer, at EUC Syd – for at udnytte indkøbsressourcerne optimalt – optræder med en fælles indkøber over for leverandørerne og herigennem opnår forretningsmæssige og administrative fordele.

Alle indkøb af varer og tjenesteydelser sker i henhold til gældende lovgivning. 

Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning

Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, der foretages på EUC Syd. Alle udbud koordineres og foranstaltes af de budgetansvarlige i samarbejde med indkøbskoordinatoren. Alle samhandelsaftaler med leverandører indgås og udarbejdes af indkøbskoordinatoren. Indkøbsdisponering foretages decentralt.

Logistiske gevinster ved korte og hurtige leverancer vil være parametre, der tages i betragtning ved udvælgelse af leverandører. Vi ønsker ikke umiddelbart at reducere antallet af leverandører, men vi stiller fremover krav om, at alle vores leverandører skal indgå samhandelsaftaler med skolen.

Indkøbspolitikkens indhold 

Der søges indgåelse af aftaler med leverandører med henblik på:

• at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet
• at sikre udnyttelse af kvantumsrabatter
• at køre en stram lagerstyring og sikre, at varer er tilgængelige fra leverandørerne inden for en kort leveringstid. (Vi bestiller ”just in time”, og vores leverandører leverer hovedsagelig ”fra dag til dag”)
• at sikre leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser
• at opnå bedst mulig service
• at opnå det enkleste administrative flow ved brug af elektroniske rekvisitioner, bestillinger, ordrehåndtering og elektronisk betaling (e-handel)
• at opnå bedst mulige betalingsbetingelser.

Organisering af indkøb 

Alle indkøb foretages af den lokale indkøber inden for budgetrammerne, og foretages i henhold til de indgåede samhandelsaftaler. Såfremt en indkøber får tilbudt en vare eller et vareområde på mere fordelagtige betingelser end den/de gældende samhandelsaftaler, berettiger dette ikke til køb uden om de indgåede samhandelsaftaler – sådanne tilfælde skal indberettes til indkøbskoordinatoren. 

Målsætning for effektivisering af indkøb 

I bestræbelserne på at optimere EUC Syds indkøb og dermed reducere udgifter til indkøb (varens pris) og de administrative omkostninger (medgået tid) har EUC Syd sat interne mål for effektivisering af indkøbene.

Resultatmål 

EUC Syd har opstillet økonomiske mål for indkøbseffektiviseringen i. De specifikke besparelsesmål er opdelt på hvert enkelt ansvarsområde. 

Anvendelse af samhandelsaftaler 

Alle indkøb skal være omfattet af en samhandelsaftale eller en anden aftale mellem skolen og leverandøren. Aftalerne kan være indgået med én eller flere leverandører på hvert vare-/tjenesteydelsesområde. Aftaleperioderne afhænger af varetype, økonomiske og servicemæssige betingelser og endelig af eventuelle projektlængder. Forslag til etablering af fælles samhandelsaftaler kan komme fra de enkelte områder/afdelinger.

Udbud 

EUC Syd vil løbende tilmelde sig udbud som IFIRS afholder, og derudover selv afholde udbud for at sikre bedste betingelser og priser. Ønsker en ny leverandør at deltage i et udbud, kan denne rekvirere samhandelsaftalen, der indeholder en leverandørvejledning. I forbindelse med udbud kan der, hvor det skønnes nødvendigt, nedsættes et brugerudvalg, der deltager i udarbejdelse af kravspecifikationer, tilbudsvurdering, produktudvælgelse, afprøvning, formidling og løbende evaluering af aftalerne.

Engangskøb

Udvælgelse af leverandører i forbindelse med engangskøb sker efter samme principper, som er gældende for indkøb under samhandelsaftaler. I disse tilfælde oprettes en leverancespecifik aftale.Engangsindkøb vil typisk omhandle større anskaffelser, hvor indkøbet af den enkelte vare ikke gentages så jævnligt, at en løbende samhandelsaftale giver mening.

Politik på lagerområdet

Det er forbundet med store omkostninger at opretholde varelagre, hvorfor lagrene indskrænkes til det allermest nødvendige. Lagerføring søges i stedet placeret hos leverandørerne, hvorfor en kort leveringstid kan være et væsentligt indkøbsparameter.

Forhold til leverandører 

Samarbejdet med leverandørerne betragtes som et strategisk samarbejde, hvor vi samarbejder om løsning af de indkøbsmæssige spørgsmål. Der udveksles løbende indkøbsstatistikker med de enkelte leverandører for at følge op på udnyttelse af aftalerne. 

Målsætning for kompetenceudvikling af indkøbere og budgetansvarlige

Med henblik på at effektivisere indkøbsarbejdet på EUC Syd søges en optimal uddannelse af indkøberne udbygget og fastholdt.

Målsætning for samarbejde med eksterne partnere

EUC Syd vil i den grad, det findes relevant, indgå samarbejde med andre offentlige institutioner, kommuner, private virksomheder og organisationer for at sikre de bedst mulige oplysninger om leverandører og indkøb i øvrigt.

Særlige retningslinjer

Enhver, der beskæftiger sig med indkøb hos EUC Syd, skal handle i EUC Syds interesse og skal bevare et uafhængigt forhold til leverandørerne.Ansatte hos EUC Syd, der har egen virksomhed, må ikke foretage leverancer af varer og tjenesteydelser til EUC Syd. Den enkelte medarbejder har pligt til at gøre opmærksom på sit eventuelle tilhørsforhold til udbyder.Ansatte hos EUC Syd skal afstå fra at indgå aftaler om indkøb af varer og tjenesteydelser når leverandøren er vedkommendes ægtefælle, samlever, familiemedlem eller der på anden måde er nære relationer til leverandøren eller firmaet.Det er forbudt at modtage returkommission, personlige pengegaver, gavekort, gaver eller lignende.

Der må ikke indgås personalerabataftaler der strider mod skolens politikker.

Personalerabataftaler må ikke indgås i forbindelse med at der indgås indkøbsaftalefor skolen med en leverandør.